Depuis la pandémie de COVID-19 et les différentes mesures de restriction sociale qui ont contraint les équipes à travailler à distance, les solutions de tableau blanc collaboratif sont devenues incontournables en entreprise.
La nécessité de réfléchir et de prendre des décisions collectivement et de gérer ses projets visuellement ont entraîné l’émergence de nouveaux outils. En effet, les outils de bureautique et de gestion de projet historiques n’offraient pas la flexibilité d’utilisation et les fonctionnalités de d’animation requises pour collaborer efficacement.
En France, Draft.io s’est imposé parmi les principales plateformes de collaboration et de management visuel. La solution compte parmi ses clients des groupes comme Axa, Enedis ou la SNCF. D’autres acteurs, comme les américains Miro et Mural et le français Klaxoon complètent le panorama.
Offrir le bon équilibre entre liberté de représentation et capacité à structurer la connaissance visuelle
Draft.io est né du constat que les outils classiques de bureautique (Word, Powerpoint, Excel et leur équivalent de la suite Google) et de gestion de projet n’apportaient pas la liberté d’utilisation et les fonctionnalités de collaboration nécessaires à la poursuite d’une réflexion collective efficace. C’est pourquoi, l’ambition de Draft.io est d’offrir le meilleur environnement de réflexion et de prise de décision.
A ce titre, à l’image du tableau blanc physique, la première mission de Draft.io est d’apporter une liberté d’utilisation et de réprésentation qui offre aux utilisateurs la capacité de rassembler des informations de nature disparate et de décrire et de visualiser les problèmes avec une grande liberté.
Qui plus est, Draft.io apporte de nombreuses fonctionnalités d’aide à la construction qui facilitent la création d’ateliers. La solution offre également des outils de management visuel qui permettent de créer une connaissance à la fois visuelle et structurée. Ces fonctionnalités font gagner un temps précieux aux utilisateurs et les aident à créer des expériences collaboratives captivantes.
A cela s’ajoutent des fonctionnalités d’animation, tels que le vote et le mode isoloir, qui contribuent à engager les collaborateurs, à stimuler la collaboration et à objectiver le processus de prise de décision. Par exemple, le mode isoloir permet aux participants de partager leurs idées sans que celles-ci soient visibles des autres participants. Il s’agit d’une fonctionnalité très prisée par les facilitateurs pour prévenir le biais d’ancrage !
Enfin, outre la construction d’artefacts de management visuel, Draft.io apporte une dimension de gestion de projet poussée, notamment à travers des cartes de management visuel qui contiennent et affichent plusieurs champs complémentaires (id, statut, priorité, etc.) et une intégration bidirectionnelle et en temps réel à Jira.
Quelles sont les différences avec Miro ?
Tout d’abord, Draft.io s’inscrit dans une lignée bureautique classique, qui s’intègre naturellement dans les suites existantes, que ce soit en matière d’expérience utilisateur ou d’interopérabilité entre les outils. De son côté, Miro développe une environnement fermé, qui possède ses propres codes et qui ne permet pas de réutiliser les données dans d’autres environnements.
Une autre différence notable réside dans le modèle. Pour collaborer en sécurité au sein d’une organisation, Miro facture la totalité des utilisateurs, que ceux-ci utilisent la solution tous les jours ou une fois dans l’année. Cela peut rapidement représenter un coût de licence très important pour l’entreprise et freiner la capacité des collaborateurs à collaborer et à diffuser l’information.
Conscient que, en moyenne, seulement 25% des collaborateurs d’une organisation sont des utilisateurs réguliers et moteurs de solution de tableau blanc, Draft.io propose une offre qui permet aux entreprises de ne payer que pour les utilisateurs les plus engagés. Les autres, utilisateurs occasionnels, peuvent utiliser Draft.io gratuitement sur des tableaux qu’on leur partage.
Quelles sont les fonctionnalités de collaboration phare dans Draft.io ?
Mode isoloir
Le mode isoloir offre la possibilité aux participants de réfléchir individuellement, sans s’influencer les uns les autres. L’objectif est de prévenir les biais d’ancrage. Ainsi, quand ce mode est activé, le contenu des stickies partagés par un participant n’est pas visible des autres participants. Une fois que tous les participants ont partagé leurs idées, l’animateur peut révéler les idées une à une ou toute à la fois.
Enveloppe
L’enveloppe est un objet qui permet de regrouper d’autres objets de façon dynamique. Le but est de reproduire dans le monde numérique la puissance de la manipulation du monde physique, notamment en associant des idées ou des concepts et en faisant évoluer intuitivement ces associations.
Session de vote
Dans le but d’objectiver le processus de prise de décision, la fonctionnalité de session de vote permet aux participants d’exprimer leurs préférences, de façon anonyme et sans s’influencer les uns les autres. Les résultats d’une session de vote peuvent être exportés en CSV pour être exploités par ailleurs ou pour être affichés directement sur les objets du tableau.
Carte de management visuel
Le management visuel facilite l’alignement des équipes et la communication. A ce titre, la carte de management visuel a pour fonction de synthétiser les informations nécessaires à la prise de décision sur un seul et même objet. Une carte peut contenir jusqu’à 11 champs de données complémentaires !
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