Dans tout domaine d’activité, les crises existent. Pour faire face à ces moments difficiles de nature politique, financière ou encore sanitaire avec la récente pandémie de la COVID-19, les entreprises se doivent de mettre en place ce qu’on appelle « un plan de continuité d’activité » pour mieux rebondir.
En abréviation « PCA », ce plan prend la forme d’un document stratégique énonçant les différentes solutions à disposition des entreprises pour faire face à des crises majeures (identification des risques et des failles, gestion des conséquences de la crise sur son activité, etc.), soit tous les outils pour aider l’entreprise à se sortir de cette catastrophe indemne. Mais comment mettre en place un PCA ? Nos réponses en 4 étapes !
Analyse des objectifs et des contextes de l’entreprise
Pour faire face à toute catastrophe, il est primordial de prendre le temps d’analyse la situation en question (contexte interne et externe) en prenant en compte :
- les demandes des autorités ;
- le rôle des actionnaires ;
- l’environnement de façon générale (financier, économique, juridique, etc.).
Cette analyse est une sorte d’état des lieux qui vise à définir en toute lettre dans un PCA d’entreprise les obligations d’une société, ses objectifs et ses ressources minimales nécessaires. En situation de crise, tout cela servira à maintenir en marche les activités essentielles afin d’atteindre les objectifs prédéfinies par l’entreprise concernée.
Identification des risques et des besoins de continuité
Afin de préparer au mieux votre entreprise au pire, il est indispensable d’identifier les potentiels risques qui pourraient mettre à mal votre business, en vous posant les bonnes questions. Par exemple, si ce cas se produit, quelles seraient les potentielles conséquences ou impacts sur votre entreprise ? Quelles précautions doivent être mises en place pour y faire face ? Cette étape consiste donc à prévoir des actions pour limiter la casse en cas de risques, afin de garantir la continuité de votre activité professionnelle coûte que coûte.
Mettre en place une stratégie de continuité
Après la phase analyse des besoins et risques, vient le moment de passer à l’action en structurant votre stratégie de continuité pour entreprise. Un bon PCA fonctionnel et pertinent devra comporter 3 fonctions clés :
- une veille servant à détecter les signes de crises et à mieux préparer son personnel à l’affronter ;
- la notification des responsables PCA et autres gestionnaires de crises qui se chargeront à leur tour de mettre en place une cellule de crise ;
- un plan d’action optimal qui servira d’outil d’aide à la décision en temps critique.
Toutes ces fonctions serviront à gérer au mieux une crise, tout en minimisant son impact au sein de votre entreprise.
La rédaction du plan de continuité
La dernière étape, mais pas des moindres, consiste à mettre sur papier le plan de continuité de l’entreprise et surtout de s’assurer de sa viabilité en cas de crise. Ce document devra définir les points suivants :
- l’identification des responsables du PCA ;
- les contextes de crises possibles ;
- les activités à maintenir / suspendre (à adapter selon le contexte de crise) ;
- les moyens de continuité à mettre en œuvre en cas de catastrophe.
Par la suite, il vous sera toujours possible de modifier, réadapter, voire de faire évoluer ce PCA d’entreprise, en fonction des besoins et exigences de votre activité professionnelle.
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