Les solutions technologiques pour gérer les frais de déplacement

Les dépenses effectuées en déplacement constituent une part importante des dépenses professionnelles. Elles sont encadrées par la loi et peuvent bien souvent représenter des casse-têtes pour le DAF et l’employé concerné. En outre, quand une entreprise a un nombre élevé de salariés, elle se retrouve de plus en plus sollicitée pour les multiples déplacements de ces derniers.

Pour éviter ces procédures souvent complexes, il est conseillé d’avoir une bonne gestion de vos notes de frais. Cela, permet d’avoir des chiffres exactes à présenter à son employeur et de bénéficier rapidement d’un remboursement.

 

 

Comment gérer ses frais de déplacement ?

Lorsque vous effectuez un déplacement dans le cadre de votre activité professionnelle, vous avez le droit de demander un remboursement total des frais de déplacement à votre employeur. Celui-ci met le plus souvent à disposition un formulaire qui doit être renseigné, daté, signé et accompagné d’un justificatif qui prouve que la note a été payée. Pour obtenir un remboursement, il faudra notamment que le déplacement effectué respecte certaines conditions. Pour les déplacement en voiture, un barème kilométrique est déterminé par l’administration fiscale.

Vous devez donc tenir à jour un dossier comptable qui contiendra la liste des différents déplacements professionnels que vous avez effectués, ainsi que les justificatifs qui peuvent être difficiles à conserver. La comptabilisation des notes de frais étant obligatoire, vous allez devoir vous familiariser avec l’enregistrement de vos frais de déplacement dans les différentes catégories de comptes. C’est seulement de cette manière que votre ticket sera approuvé par le manager, et le comptable avant de faire l’objet d’une exécution de virement sur votre compte.

 

 

 

 

Quelles solutions pour suivre ces frais ?

La gestion des frais de déplacement gagnerait à être dématérialisée pour vous être bénéfique à vous et à votre entreprise.

Avec des applications en ligne, vous pouvez enregistrer vos frais professionnels plus facilement, que ce soit depuis votre ordinateur ou votre smartphone. Vous avez en outre la possibilité de prendre en photo les justificatifs pour que vos notes soient le plus complètes possible.

Les cartes de paiements ou les cartes bancaires d’entreprise peuvent aussi vous aider à simplifier le processus à condition que votre entreprise accepte d’appliquer le système. Simple, sécurisé et traçable, ce moyen de paiement vous permet de mesurer les dépenses relatives à vos déplacements professionnels sans tenir de comptabilité de votre côté. Par ailleurs, vous n’avez pas besoin de transmettre une quelconque fiche de remboursement de ces paiements, puisqu’ils sont crédités sur un compte d’entreprise. Toutefois, veillez bien à ne payer que vos déplacements professionnels avec la carte, au risque de vous retrouver avec un retour de note de frais exigeant un remboursement de votre part pour certaines de vos courses.

Dans l’optique de simplifier la gestion des notes de frais, l’idéal pour une entreprise serait d’opter pour un logiciel de gestion interne relié à son logiciel comptable. Les fonctionnalités de ces solutions permettent de gérer différents types de frais plus facilement en un seul endroit. En faisant ce choix, votre employeur vous simplifie la vie, mais allège aussi les tâches du DAF qui pourra se concentrer sur d’autres formalités.

 

 

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