Avec l’ère du numérique, il est devenu inévitable pour les entreprises de digitaliser les tâches à faible valeur ajoutée comme la gestion des notes de frais. La numérisation, l’automatisation et la gestion simplifiée des dépenses professionnelles permettent de mettre en place une gestion 100 % digitale des notes de frais.
Gestion digitale en entreprise : dématérialiser les notes de frais
Afin de s’ancrer dans l’ère de la numérisation, il semble inévitable d’opter pour une dématérialisation des notes de frais en entreprise. La gestion de ces dernières peut prendre du temps. De ce fait, utiliser un logiciel de gestion de notes de frais permet d’automatiser le traitement des dépenses professionnelles afin d’exploiter les données et de profiter d’une intelligence financière.
La dématérialisation des notes de frais grâce à un logiciel de gestion permet de nombreux avantages. Par exemple, il permet de réduire les fraudes et les erreurs de gestion qui sont estimées à environ 700 € par an et par salarié. Également, cela permet d’assurer un traitement facile de l’information, rapide et accéléré. Grâce à un logiciel de dématérialisation des notes frais, les dépenses professionnelles sont gérées de manière plus efficace grâce à l’automatisation et à l’intelligence artificielle.
La dématérialisation répond aux exigences administratives et fiscales
Le fait d’intégrer la dématérialisation des notes de frais permet aux entreprises de répondre aux exigences fiscales et administratives. En effet, cela répond à la mise en place d’une conduite du changement, à la sécurisation et à l’archivage des données numériques sur une durée de 10 ans, comme stipulé dans le Code du commerce article L 123-22.
Depuis l’arrêté du 23 mai 2019 et avec l’essor de la digitalisation, les sociétés ont le champ libre pour réorganiser l’archivage et la gestion des données. Ce dernier établi les règles et les conditions qui concernent la numérisation des documents sur support papier, en lien avec l’article L 246-16 du code de la Sécurité Sociale. De ce fait, un document original n’a plus besoin d’être conservé par une entreprise si elle le possède en version numérique.
Une gestion simplifiée pour tous les collaborateurs
La dématérialisation des notes de frais permet une gestion simplifiée pour tous les niveaux de l’organisation, de la direction financière aux collaborateurs, en passant par les ressources humaines ou la comptabilité. Le fait de digitaliser la gestion et d’opter pour un logiciel de traitement des notes de frais permet de nombreux avantages et peut répondre à des problèmes récurrents pour tous les services de l’organisation.
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