La vie courante de l’entreprise comprend l’arrivée des nouveaux collaborateurs, mais aussi le départ de certains.
Depuis plusieurs années, les phases du recrutement, de l’onboarding ou de l’engagement des collaborateurs sont largement investies par les éditeurs de solutions logicielles, dans le monde entier. En France, pour le moment, Komin a choisi d’adresser un problème récurrent au sein des entreprises, un “caillou dans la chaussure” qui irrite régulièrement les managers : la gestion des départs des collaborateurs, et en particulier la gestion des connaissances de ceux-ci avant leur départ.
Les raisons des départs sont diverses : échéance d’un contrat de stage, d’une alternance, d’un CDD, ou encore la démission d’un collaborateur. Il est même possible d’ajouter à ceux-ci d’autres cas tels que le départ en congé (parental, sabbatique..). Que le collaborateur quitte provisoirement ou définitivement l’entreprise, toutes ces situations impliquent la même problématique : il ou elle part le plus souvent avec ses connaissances et ses bonnes pratiques, que le successeur devra rechercher ou réinventer.
Constat : l’offboarding sacrifie la productivité managériale et opérationnelle des équipes
Pourquoi cela ? C’est une réalité, aucun manager n’est motivé pour gérer la fin de parcours d’un collaborateur au sein de l’entreprise. Naturellement, on préfère investir du temps à travailler avec les collaborateurs qui resteront dans l’entreprise pour les faire évoluer.
Par ailleurs, il y a très peu de documentation ou de bonnes pratiques partagées sur le sujet de l’offboarding.
Prenons un cas concret : l’entreprise Komin emploie 5 collaborateurs à des postes de stage, renouvelés tous les 6 mois (en respectant les délais de carence). Ceux-ci sont encadrés par 3 managers. A chaque rotation de stagiaire, il faut que le manager puisse expliquer à son N-1 ce qu’il attend de lui (ou d’elle) avant son départ en terme de “passation de connaissances”, puis qu’il investisse le temps nécessaire à la formation initiale de chaque nouvel arrivant. En moyenne, le temps investi sur ces deux sujets est évalué à 3 jours, pendant lesquels le manager n’est pas productif à son poste.
Ensuite, chaque nouvel arrivant doit monter en compétences, à la fois grâce au temps investi par son manager, mais aussi par ses propres moyens. Comme dans la plupart des remplacements, il n’y a aucune base de connaissances renseignée par les collaborateurs sortants, cette montée en compétences dure en général 4 à 6 semaines (étude menée par Komin en 2019 auprès de 45 étudiants et managers). Sur une période de stage de 6 mois, 6 semaines paraît être une période relativement longue.
Ce raisonnement serait strictement identique pour un poste de CDI qui est remplacé après la démission d’un collaborateur, mais avec des enjeux encore plus élevés que pour un poste de stage !
Le coût caché de l’offboarding : une baisse de productivité chiffrée à plusieurs milliers d’euros… à chaque départ
Pour un poste de CDI de séniorité moyenne, Oxford Economics chiffre le coût de son remplacement à un peu moins de 30 000€ en baisse de productivité. Cette baisse de productivité sera lié au temps de montée en compétences nécessaire pour le nouvel arrivant, qu’Oxford Economics estime à 28 semaines, soit 6 mois.
Le coût caché de l’offboarding est donc énorme. Il ne figure dans aucun budget, c’est du résultat qui part en fumée à chaque départ.
L’outil Komin : intuitif et gamifié pour que l’utilisateur quitte l’entreprise sur une excellente dernière impression
L’offboarding implique plusieurs acteurs : le collaborateur sortant, son manager et le collaborateur entrant. L’outil développé par Komin permet de répondre aux intérêts spécifiques de chacun de ces 3 acteurs, et même d’un quatrième : l’entreprise elle-même.
C’est une logique de Product Management universelle, pour qu’un produit soit utilisé il est indispensable que son utilisateur y trouve une intérêt individuel.
En utilisant la plateforme Komin au sein d’une entreprise :
- Le manager va gagner un temps précieux, à l’offboarding comme à l’onboarding des collaborateurs, ainsi que davantage de sérénité dans une phase le plus souvent anxiogène
- Le collaborateur sortant va être valorisé par le partage de son savoir, mais il va aussi quitter l’entreprise en laissant une très bonne dernière impression. A l’ère de Linkedin où les demandes de références sont systématiques, quitter ses futurs ex-collègues et managers dans de bons termes est fondamental
- Le collaborateur entrant bénéficie d’une formation initiale opérationnelle 100% pertinente et monte en compétences 1,5x à 2x plus rapidement
Enfin l’entreprise gagne elle aussi sur la tableau de la marque employeur en mettant en place une politique d’offboarding. Accompagner les collaborateurs alors qu’ils approchent la fin de leur contrat est fondamentalement différenciant et c’est le meilleur vecteur pour faire des ex-collaborateurs, ou alumni, des ambassadeurs de l’entreprise.
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