Comment simplifier la gouvernance sur Microsoft Teams ?

Lancé en novembre 2016, Microsoft Teams est largement adopté dans le monde du travail, et ce, dans des dizaines de pays. Depuis 2017, ce logiciel collaboratif s’utilise en lieu et place de Skype for Business avec plusieurs fonctionnalités supplémentaires. Microsoft Teams est traduit en 25 langues et a pour but de favoriser l’organisation d’équipes de travail au sein des entreprises. L’utilité de l’outil n’est pas à remettre en question. Néanmoins, sa prise en main s’avère compliquée pour certains utilisateurs. Des difficultés concernant la personnalisation de l’organisation des équipes sur la plateforme sont souvent relevées. Trouvez ici des astuces pour simplifier la gouvernance sur Microsoft Teams.

Microsoft Teams : utilisez une application spécifique

Microsoft Teams se caractérise par le nombre pléthorique de fonctionnalités qu’il offre. Cela permet d’accomplir une diversité d’actions pour gérer au mieux les équipes en entreprise. Il peut être facile de gouverner un nombre restreint d’équipes comportant peu de membres sans l’usage d’un outil d’aide. Mais la tâche devient de moins en moins simple lorsque les teams s’agrandissent et leur nombre croît. Des spécialistes en création d’applications conçoivent des outils spécifiques pour résoudre les difficultés que rencontrent des administrateurs de Microsoft Teams.

Une poignée d’éditeurs mettent à votre disposition des applications qui facilitent la personnalisation de l’interface du logiciel collaboratif. En effet, avec l’application Microsoft Teams adéquate, les administrateurs ont accès à des outils de gouvernance très faciles à manipuler. Une telle solution vous offre l’opportunité de contrôler la création, l’organisation et le cycle de vie des teams. Les fonctionnalités offertes par les applications de gouvernance sur Microsoft Teams comme Power Teams vous permettront de conduire efficacement les projets dans votre espace de travail.

De façon générale, une solution applicative spécifique permet d’avoir un tableau de bord que vous pouvez personnaliser à souhait. Via ce tableau, vous aurez une vue sur l’ensemble des activés qui se déroulent au sein de vos équipes. Vous aurez une idée précise des teams qui sont réellement actifs, les teams dupliquées, etc. Vous pouvez alors effectuer en quelques clics des actions pour mettre de l’ordre dans votre espace de travail collaboratif. Une application conçue pour Microsoft Teams, c’est l’outil idéal pour une gouvernance fluide des équipes.

Adoptez une convention de nommage des équipes

Pour simplifier la gouvernance sur la plateforme collaborative, veillez à uniformiser les mécanismes par lesquels les teams sont créées et nommées. Vous aurez ainsi dans votre espace de travail des équipes qui ont des éléments en commun. Il vous faudra déterminer les caractéristiques qui permettront d’identifier les teams de votre espace de travail.

Nous vous recommandons de définir une convention de nommage à partir des attributs que vous aurez choisis. Vous pouvez par exemple nommer les teams en fonction de la mission, du lieu, du service, des tâches, etc. En effet, toutes les équipes sous votre administration auront un rapport les unes avec les autres.

Déterminez un nombre minimal d’utilisateurs

L’un des problèmes qui se posent souvent aux administrateurs de Microsoft Teams, c’est la duplication d’équipes. Certains teams se créent sans avoir un projet à réaliser, ce qui complique la gouvernance de l’espace de travail. Il est important d’éviter la création de plusieurs petits groupes qui ont peut-être des caractéristiques ou des missions communes. Pour ce faire, configurez le logiciel de manière à exiger un nombre minimal d’utilisateurs par team. Ainsi, les collaborateurs ne pourront constituer des équipes que lorsque ce nombre est atteint. Cette tâche se réalise facilement avec une application de gouvernance sur Microsoft Teams.

Encadrez la création de teams

Les équipes peuvent devenir difficiles à contrôler lorsque vous ignorez les bases sur lesquelles elles ont été créées. Pour simplifier la gouvernance sur Microsoft Teams, il vous faudra contrôler la création tous azimuts de groupe. Pensez à définir les conditions que doit remplir toute personne qui désire créer une équipe au sein de l’espace collaboratif. Pour ce faire, personnalisez les paramètres de la politique d’interface. Vous pouvez mettre en place des modèles à partir desquels les nouvelles équipes devront être créées.

Gérez la propriété des teams

Chaque équipe sur Microsoft Teams ayant un propriétaire, le départ de ce dernier peut entraîner des difficultés de gestion lorsqu’il ne désigne pas un remplaçant. La simplification de la gouvernance sur la plateforme d’intranet passe par la garantie de la propriété des teams. Ainsi, même quand un propriétaire quittera l’équipe, un autre prendra aussitôt le relai.

En tant qu’administrateur, veuillez définir une politique de gestion de la propriété des teams. Vous pouvez configurer votre espace de travail de manière à ce que chaque équipe ait au moins un nombre minimal de propriétaires. Vous pouvez également définir le profil d’utilisateur des propriétaires. La plupart du temps, les applications créées pour la gouvernance sur Microsoft Teams offrent des fonctionnalités permettant de sécuriser la propriété des équipes.

Automatiser la gestion de la confidentialité

Les équipes de Microsoft Teams peuvent être publiques ou privées. Parfois, les utilisateurs perdent du temps sur la gestion de la confidentialité des groupes de travail. L’un des avantages des applications créées pour s’intégrer au logiciel collaboratif de Microsoft est l’automatisation de certaines tâches. Grâce à un tel outil, l’administrateur définit une politique de confidentialité des équipes. Il peut ainsi déterminer les modèles d’équipe qui seront automatiquement publics ou privés. En effet, les gestionnaires d’équipes n’auront plus à se préoccuper de la confidentialité.

Définissez une politique de tag

Lorsque les équipes sont pléthoriques sur Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent avoir du mal à retrouver leurs équipes. Pour leur simplifier la tâche, mettez en place une politique de tag. Ainsi, le tri des informations sera automatisé. Il vous revient de déterminer les balises ou tags à appliquer pour faciliter la navigation et la recherche sur la plateforme.

Vous pouvez par exemple faire de la localisation, du service et des tâches, mais aussi des balises à partir desquels les recherches se feront. Vous pouvez également mettre en place le tag « Partagé avec » afin de faciliter le partage de documents au sein de l’espace numérique de travail. Ce tag permettra aux utilisateurs de reconnaître facilement les documents qu’ils peuvent partager et avec qui ils peuvent le faire.

Mettez en place une politique de rétention des données

Toutes les données n’ont pas la même valeur au sein d’une entreprise. Il est essentiel de gérer le flux d’informations sur Microsoft Teams afin de simplifier la gouvernance de la plateforme. Pour ce faire, appliquez une politique de rétention des données. Cela consiste à établir des étiquettes permettant de reconnaître les données à conserver indéfiniment et celles qui devront être supprimées au bout d’une durée déterminée. Le paramétrage de la rétention des données vous permettra de fluidifier la navigation sur votre plateforme.

Contrôlez la sécurité des données sur Microsoft Teams

La sécurité informatique est un enjeu capital pour l’organisation du travail collaboratif, quels que soient les outils utilisés. Microsoft Teams propose des fonctionnalités pour assurer la sécurité des données. En revanche, les actions allant dans ce sens sont parfois ignorées ou oubliées par les utilisateurs. Pour sécuriser les informations partagées au sein de l’espace de travail, pensez à classifier les règles de sécurité selon les équipes. Il vous faudra notamment définir les conditions d’accès aux ressources. Vous devez également limiter l’exploitation et le partage de certaines informations à des profils donnés.

Gérez la fin de vie des équipes

Les équipes créées sur Microsoft Teams sont utiles pour un temps donné. Passé ce délai, elles deviennent obsolètes et ne servent plus qu’à occuper anormalement de l’espace sur la plateforme. La gouvernance de vos équipes sera davantage simplifiée si vous parvenez à vous débarrasser des équipes devenues inutiles. Nous vous conseillons de déterminer la date d’expiration de chaque équipe en fonction du projet. Définissez également les situations dans lesquelles une équipe doit être archivée ou supprimée. Vous pouvez vous servir d’une application dédiée à Microsoft Teams pour organiser le cycle de vie de vos équipes.

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