Comment améliorer la gestion de vos données ?

Dans le cadre du management de votre entreprise, vous êtes régulièrement amené à prendre position sur des sujets hautement stratégiques. Que ce soit dans le domaine financier, administratif ou marketing, vos choix vont tracer l’avenir de votre société. Vous êtes obligé de trancher entre plusieurs alternatives sur la base de données fiables et concrètes. De toute évidence, l’instinct d’un dirigeant d’entreprise lui est d’une grande utilité pour mener à bien son business. Toutefois, le processus de prise de décision ne doit pas se baser uniquement sur des réactions instinctives. Les stratèges et décideurs ont tout intérêt à disposer d’outils de gestion de données efficaces. Il s’agit d’une condition essentielle pour assurer la réussite des différents projets.

Comprendre les enjeux d’une gestion de données efficace

Une gestion de données efficace présente de multiples avantages. Non seulement elle aide à la prise de décision, mais elle permet également d’anticiper les risques.

Aide à la décision

Toute l’activité de votre entreprise commence par la phase de prospection des clients. Durant cette étape, l’objectif est de cibler les personnes susceptibles d’être intéressées par votre offre. En tant que dirigeant, vous êtes obligé de disposer d’une base de données fiable répertoriant les besoins essentiels de votre clientèle cible et ses coordonnées. Un potentiel acheteur s’intéressera à votre message si vous lui démontrez que votre produit répond à ses besoins et à ses attentes. Ainsi, portez une attention particulière aux exigences de votre clientèle et intégrez ces informations dans votre base CRM. Vous pourrez mieux adapter vos approches de prospection.

Vous devez également être capable d’analyser en permanence le comportement de vos acheteurs. Cela vous permet, d’une part, de comprendre leurs habitudes de consommation et d’autre part, de déterminer comment améliorer leur expérience client. Ainsi, une bonne gestion des données est au cœur de la stratégie commerciale et marketing d’une entreprise.

Anticipation de problèmes

Une gestion de base de données efficace permet d’éviter certains risques liés à l’activité d’une entreprise. On parle notamment du risque de solvabilité des clients, des partenaires ou encore des fournisseurs. Prenons l’exemple de vos démarches de recouvrement. Il s’avère difficile de récupérer vos fonds si les contacts de vos clients sont obsolètes. Heureusement, il existe des outils de data management comme ceux fournis par api-datastore.com pour mettre à jour votre base de données. Un tel système vous alerte également en cas de défaillance avérée ou de changement de situation de vos partenaires.

Évaluer les pratiques actuelles en gestion de données

Pour réaliser un état des lieux de vos pratiques actuelles, vous pouvez commencer par contrôler les données présentes dans votre base. Par la même occasion, vous devez analyser la stratégie de collecte de ces informations, qu’elles concernent vos actions de prospection, vos opérations quotidiennes ou vos comptes-rendus. Vous êtes tenu de vous poser des questions sur la manière dont vous saisissez ces renseignements : manuellement avec des erreurs potentielles, ou par intégration automatique contrôlée ?

Ensuite, nous vous conseillons de vérifier leur lieu de stockage et d’archivage : un logiciel ou un système physique ? D’ailleurs, il est important de lister les personnes ayant accès à ces informations. Il s’avère aussi utile de préciser l’usage de ces dernières par chaque membre de l’équipe.

Au cours de votre état des lieux, vous avez aussi à décrire l’outil que vous utilisez : est-ce Microsoft Excel, un logiciel de gestion plus élaboré ou une application dédiée ? Dans tous les cas, analysez les capacités et performances de l’outil. L’autre paramètre crucial à considérer est le système de back-up. Il est essentiel de pouvoir sauvegarder régulièrement sa base de données en cas de problème technique ou informatique.

Identifier les points à améliorer

Pour qu’une gestion de base de données soit estimée fiable, elle doit respecter plusieurs conditions.

La qualité des données

Chaque donnée enregistrée dans votre base doit répondre à plusieurs critères. En effet, elle doit être exacte, exhaustive, cohérente, valide, claire et actuelle. Si ce n’est pas le cas, il est temps de remettre en question sa source, sa méthode de collecte et son mode d’enregistrement. Vous devez aussi vous assurer de sa sécurité et de son intégrité à travers l’espace de stockage. Par la suite, il vous revient de tester le processus de collecte des informations.

Pensez également à évaluer la disponibilité et la pertinence des éléments enregistrés. Une base de données peut être bien remplie, mais inutile si son contenu ne sert pas à l’entreprise.

L’outil

Même si les données sont initialement de qualité, l’outil qui les gère, les maintient et les archive doit bien sûr être performant. Ainsi, vous devez analyser si votre logiciel actuel répond à vos besoins de manière efficace. Si les résultats s’avèrent négatifs, il s’agira de remettre à niveau la configuration, voire de changer d’outil. Assurez-vous par ailleurs de la bonne maîtrise des fonctionnalités par l’ensemble des utilisateurs. En effet, toute votre équipe participe à la gestion ou à l’exploitation des données à différents niveaux, et pas seulement vos informaticiens.

Comment mettre en œuvre un plan de gestion de données ?

Pour vous lancer dans une démarche de qualité en matière de gestion de données, dressez préalablement un plan particulier. Il s’agit d’un document-cadre qui récapitule l’ensemble de votre processus d’administration des datas. Il recense toutes les étapes du cycle de vie de vos informations, les organise et explique le circuit de traitement. Les éléments contenus dans ce plan débutent à partir de la création des occurrences jusqu’à leur archivage. Ce PGD (ou plan de gestion de données) est évolutif, car il suit les tendances de votre activité ainsi que celles du marché. Il contient généralement six sections :

  • la description des données,
  • le cadre éthique et juridique (notamment sur les droits de propriété intellectuelle et les renseignements personnels),
  • la compréhension et l’accessibilité des informations (cette section décrit les habilitations et compétences de chaque membre de l’équipe),
  • le stockage, l’archivage et la sécurité,
  • les responsabilités de chaque intervenant dans le système,
  • les principes de partage et de diffusion de données.

Chacune de ces sections doit être considérée dans la mise en œuvre d’une stratégie performante de gouvernance et de gestion de données. Une fois celle-ci appliquée, vous êtes tenu d’évaluer les résultats de ces nouvelles pratiques.

Évaluer les résultats des nouvelles pratiques

Vos indicateurs de performance parleront d’eux-mêmes quant à l’efficacité ou non de votre système de gestion de qualité des données. D’abord, l’évaluation peut être réalisée grâce à l’analyse de vos ventes ou des résultats de vos démarches de prospection. La méthodologie mise en œuvre à travers vos outils est censée vous aider à identifier de nouvelles opportunités d’affaires.

Ensuite, vous pouvez déterminer si votre nouveau système est performant en vérifiant la satisfaction de ses utilisateurs. En parallèle, vous êtes directement en mesure de constater si vos prises de décision sont facilitées et plus fiables.

Contrôler et améliorer la qualité des données au fil du temps

Une bonne stratégie de gestion de données va au-delà de la collecte de renseignements. En effet, les informations valables à un moment donné ne le seront probablement plus quelque temps après. Un client peut changer d’adresse et de nouveaux prospects sont susceptibles d’apparaître à tout moment. De ce fait, vous êtes obligé de contrôler et d’améliorer en permanence la qualité de vos données.

L’idéal serait d’avoir recours à un outil dédié au Data Quality Management. Celui-ci inclut généralement un système de profilage des informations pour identifier les écarts, ainsi que des fonctions de gestion des métadonnées. Relativement aux paramétrages enregistrés, il permet de signaler les erreurs de traitement des informations. La solution enregistre tout le parcours des données : de leur source vers leur destination, en passant par leur transformation.

Il convient de préciser que remettre en question votre système de gestion de données représente un certain coût. Cette migration vers un nouveau système est aussi susceptible d’occasionner quelques perturbations dans votre activité. Toutefois, le prix des données non pertinentes serait largement plus élevé que celui de la mise en place d’un nouveau service de traitement plus performant. Les bénéfices qu’un outil de gestion de données efficace procurera à votre entreprise sont inestimables : en améliorant la fluidité de vos opérations, vous allez gagner la satisfaction et la fidélité de vos clients. Vos actions marketing seront donc nettement plus rentables.

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