Le stockage du papier, sa hiérarchisation et son suivi sont devenus de réelles contraintes temporelles et écologiques aussi bien pour les entreprises que les particuliers.
Mais, malheureusement, sa digitalisation induit des coûts de transformation importants avec des investissements lourds à réaliser pour les petites entreprises, les commerçants ou les autoentrepreneurs. En effet, ils ne peuvent pas, dans de nombreux cas, se permettre de réaliser leur virage numérique. Mouvement qui leur ferait gagner en efficacité grâce aux gains de temps que cela induit, mais aussi aux économies rapides que cela offre.
C’est pour cela que nous avons développé la solution Docnshare qui sera prochainement disponible (automne 2019).
La dématérialisation simple et utile
Docnshare ne demande aucun investissement préalable. Il suffit de posséder un smartphone (Android ou Iphone) et/ou un ordinateur pour commencer à l’utiliser. Il est possible de scanner directement les documents grâce à son appareil photo, en temps réel, afin de les intégrer à un coffre-fort numérique externalisé et sécurisé, disponible partout, sur tous les supports. Un module de recherche intelligent permet de retrouver rapidement le document demandé. Tous nos papiers nous suivent, où que nous soyons.
Et si les documents sont comptables ? En spécifiant le type, il suffit de noter si ceux-ci concernent une recette ou une dépense, noter son montant (et la TVA), et ceux-ci alimentent directement un tableau pré-comptable. Il suffit de cliquer sur un montant pour retrouver immédiatement la facture (le bordereau de livraison, la quittance de loyer, etc.) liée.
Son bureau toujours avec soi
La dématérialisation est aussi une garantie d’avoir toujours l’ensemble de ses documents avec soi. C’est pour cela que le fait de pouvoir les trouver sur n’importe quelle plate-forme est indispensable.
Oublier son contrat pour un rendez-vous, ses justificatifs ou ses documents officiels n’arrive plus grâce à son coffre-fort numérique. Transférer immédiatement un nouvel élément à son siège et ses collègues et recevoir quasiment immédiatement un retour est ainsi possible.
La digitalisation, c’est ainsi un gage d’efficacité dans son activité.
Diffuser et partager
La digitalisation de son activité offre de nombreux avantages. Outre le gain de place et de temps, elle permet également de pouvoir diffuser rapidement les éléments nécessaires à l’activité de ses collègues, clients ou partenaires. Cela donne ainsi une émulation certaine autour d’un document ou d’un ensemble de travaux.
Docnshare met ainsi l’accent sur cette simplicité dans le partage. Les utilisateurs peuvent entrer simplement en contact les uns avec les autres, discuter et, bien entendu, s’échanger des documents. Chaque élément peut être le départ d’un échange qui lui est propre. Aussi, et pour encore améliorer les partages, il est possible de créer des groupes de diffusion pour transférer ses fichiers à un ensemble de contacts, simultanément et en temps réel. Ainsi, au sein d’une entreprise, il est possible d’ouvrir un groupe pour chaque entité et de laisser à disposition tous les éléments nécessaires à l’activité. C’est un réel gain de temps et de confort comparé à des envois par mails, limités dans la taille de leurs pièces-jointes, en étant sûr que chacun a bien reçu la même information.
Une nouvelle vitrine
Dématérialiser, c’est aussi profiter de l’immense visibilité que peut offrir internet. Présenter ses travaux, réalisation ou même ses engagements au sein d’une association est très simple. Il est possible de laisser les documents de son choix visibles par tous les utilisateurs. Ainsi, lorsqu’un autre membre consulte une fiche de présentation, il a accès à toutes ces informations. Pratique pour augmenter sa visibilité et entrer en contact avec de futurs clients, confrères ou potentiels partenaires.
Rapidité, sécurité, efficacité, émulation… Voici ce que promet la digitalisation de son activité. Elle offre aussi la possibilité d’économiser du papier et de faire un geste pour la planète. A cet égard, et afin que cette logique qui nous est chère soit respectée, nous avons opté pour des serveurs écoresponsables, beaucoup moins polluants que des classiques, alimentés par de l’énergie 100 % renouvelable et recyclant l’ensemble des déchets informatiques.
La digitalisation s’ouvre à tous. Il ne faudrait pas rater le coche !
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