Quelles sont les problématiques auxquelles répondent une gestion documentaire ?

Contexte : selon IDC, le volume de données mondial sera multiplié par 45 entre 2020 et 2035

Avec l’administratif croissant et les différentes réglementations de plus en plus exigeantes, les petites structures font face à de de plus en plus de tâches fastidieuses relatives à la gestion du courrier, aux RH, aux achats, à la comptabilité, à la dématérialisation des factures, des contrats et autres documents

Pour illustrer, un chiffre communément admis : 1 collaborateur passe environ 18 minutes par jour à chercher un document. Les erreurs de classement et la perte de document peuvent donc coûter cher non seulement en perte de temps mais aussi  en terme de mauvaise gestion, de non-conformité. Ces erreurs peuvent dans certains cas mener à la perte de clients pour l’entreprise.

Dans un environnement où l’immédiateté est devenue une nécessité pour rester compétitif, l’accès rapide à l’information est la clé de voûte d’une organisation quelle que soit sa taille. Les collaborateurs nomades sont de plus en plus nombreux et cette mobilité vient accentuer ce besoin d’accessibilité à l’information sur tout type de terminal, PC, tablette, smartphone. C’est pour cela qu’une Gestion Électronique de Documents (GED) est une ressource d’autant plus essentielle dans les entreprises à taille humaine où ces ressources sont limitées.

Une Gestion électronique de documents c’est donc une application au quotidien pour archiver, classer, automatiser et exploiter vos documents en toute sécurité. Elle vous permet d’éliminer vos tâches répétitives. C’est une économie pour les dirigeants et un gain de temps pour l’administratif d’une entreprise qui pourra se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Une GED, c’est votre assistant personnel du quotidien !

 

 

Quels sont les avantages immédiats d’une GED ?

Trop souvent, les entreprises égarent des documents. Les collaborateurs perdent donc du temps à retrouver des informations et perdent un temps précieux dans des tâches répétitives sans valeur ajoutée (ex : saisie comptable, rapprochement BC/Facture…).

Aujourd’hui, chacun classe selon sa propre logique dans une arborescence qui lui est propre. La recherche de l’information en est d’autant plus que fastidieuse.

L’un des avantages d’une solution de gestion documentaire est d’archiver et de retrouver les informations de votre organisation en s’affranchissant des contraintes d’une arborescence et donc des logiques individuelles. Que ce soit papier ou numérique, les documents sont classés afin de faciliter le partage entre l’interne et l’externe. Cela améliore significativement la productivité de l’entreprise. Les informations contenues dans les documents classés doivent être lues et récupérées automatiquement pour éliminer la saisie manuelle.

Avec une Gestion Électronique de Documents qui s’adapte à votre organisation, l’automatisation des tâches chronophages vont améliorer votre efficacité quotidienne. A partir d’une seule et même application, vous pourrez gérer l’intégralité de vos documents d’entreprise en une base documentaire unique. Vous pourrez également classer vos documents en un clin d’œil et retrouver vos informations en un clic.

 

 

Quels sont les avantages induits d’une GED ?

Une bonne GED, ce n’est surtout pas une usine à gaz. C’est un déploiement court, pas d’installation sur un PC ni un serveur, une adoption facile par les collaborateurs et une utilisation simple. De préférence dans le cloud, compatible avec 100% des environnements (PC, Mac,…). Cela permet une accessibilité en tout point car il suffit d’un poste capable d’afficher une page web.

Vous devez vous sentir serein avec un accès sécurisé comparable à une banque en ligne, des Documents cryptés, des empreintes numériques assurant traçabilité et intégrité, dans un système d’archivage électronique sûr et surtout archivé en France pour être en règle avec les réglementations d’hébergement nationales.

Une Gestion Électronique de Documents doit aussi être complètement évolutive et s’adapter à l’évolution régulière de votre activité et de votre entreprise. Ne l’oublions pas, c’est aussi un gain de place car elle réduit vos archives papier et votre empreinte environnementale en diminuant le nombre de documents imprimés. Par exemple, il n’est plus nécessaire d’imprimer une facture pour la valider ou la communiquer à son destinataire.

Enfin, c’est un outil qui permet d’être conforme aux différentes normes en vigueur et de respecter les notions de confidentialité en gérant les droits d’accès par document et par personne.

Attention à la tarification et au mode de facturation d’une GED, ne payez que ce que vous consommez. Ne soyez pas limités par du stockage ou une licence limitée en nombre d’utilisateurs ou par poste.

Choisissez surtout une variante où les coûts sont maîtrisés !

 

Pour notre part, c’est pour cela que nous avons développé Zeendoc par nous-mêmes et pour nous-mêmes car nous ne trouvions pas de solution adaptée à notre taille d’entreprise. Nos clients ont plébiscité notre solution et notre approche pragmatique. 5 ans après, nous avons près de 70.000 utilisateurs chez 3.000 clients et une croissance de 79 % d’une année sur l’autre.

Aujourd’hui, son éditeur Sages Informatique fait partie de la French Tech, dans le top 250 du Syntec Numérique et a obtenu le label TRUXT de confiance des logiciels du cloud.

 

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