Les meilleurs outils à adopter pour la digitalisation des entreprises

Considérée comme la « quatrième révolution industrielle », la digitalisation est aujourd’hui devenue une véritable nécessité pour les entreprises. Et ce, quels que soient leur secteur d’activité et leur taille. Également appelée transformation digitale ou transformation numérique, elle consiste concrètement à intégrer les technologies digitales dans l’ensemble des activités d’une organisation. Impactant aussi bien les métiers et les compétences que l’organisation du travail, elle ouvre droit à de nombreux avantages lorsqu’elle est bien maîtrisée. Elle permet notamment d’améliorer les divers processus organisationnels d’une entreprise mais aussi et surtout d’optimiser la relation client. Mais quels sont donc les outils indispensables pour ce faire ? Découvrez des éléments de réponse dans cet article.

 

 

Les logiciels métiers

Il existe actuellement de nombreux logiciels métiers qui permettent aux entreprises de se digitaliser efficacement. Si certains sont dédiés à un corps de métiers bien précis, d’autres sont plus généralistes et peuvent être utilisés par tous. Il reviendra donc à chaque entreprise de bien choisir les solutions qu’il lui faut. Parmi les outils les plus utiles, il y a :

 

Les logiciels de devis et de facturation

Ce type de logiciel métier s’avère être d’une grande utilité pour certaines entreprises, notamment celles dont l’activité tourne autour de la prestation de services à l’instar des entreprises du BTP. Et pour cause, ces dernières sont soumises à l’obligation légale de fournir un devis à leurs clients pour toute prestation.

S’il est vrai qu’il est possible pour une entreprise du BTP d’éditer des devis et des factures avec un simple tableur informatique, si vous utilisez un logiciel de devis et de factures cela vous permettra de proposer des documents au rendu nettement plus professionnel mais aussi et surtout parfaitement conformes aux exigences de la loi. Et ce, de manière automatisée et rapide. Ce type d’outil vous permet par ailleurs de centraliser les données (coordonnées, prestation à effectuer, coût de la prestation, conditions de paiement…) de vos clients, ce qui simplifie considérablement la gestion et le suivi des différents fichiers clients de votre entreprise. Il comporte également des fonctionnalités qui vous offrent la possibilité d’établir des tableaux de bord pour suivre l’évolution des ratios financiers et du chiffre d’affaires de l’entreprise.

 

Le SIRH : système d’information des ressources humaines

Comme son nom l’indique, ce type d’outil permet d’automatiser les tâches liées à la gestion des ressources humaines et d’en effectuer le suivi. Il dispose également d’un portail RH qui permet de mettre en place un mode de travail collaboratif.

De manière générale, un SIRH peut couvrir 3 grandes catégories de fonctions RH :

  • La gestion de l’administration : la gestion des congés et des RTT (réduction du temps de travail), la consultation des soldes, la gestion des notes de frais, la gestion de l’emploi du temps et des activités, les rapports d’activités, les réservations…
  • La gestion des talents : le salarié a directement accès à son dossier personnel et peut ainsi mettre à jour son profil et ses compétences, demander un congé ou une augmentation par exemple, gérer ses demandes de formation, postuler en interne…
  • La gestion des procédures internes : entretiens annuels, convocation de la médecine du travail, notes de service, règlement interne…

 

Le CRM (customer relationship management) : système de gestion de la relation client

 

 

Le CRM est un outil de gestion des contacts clients, des ventes et de la productivité en général. Mais plus qu’un simple outil, le CRM s’impose comme une stratégie à part entière de la gestion de la relation client. Il aide les entreprises à mettre en place une interaction permanente et personnalisée avec les clients actuels et potentiels. Et ce, de la manière la plus simple et la plus efficace possible. Il permet de rationaliser les processus et d’améliorer leur rentabilité.

Les fonctionnalités d’un CRM peuvent varier d’un éditeur à un autre, mais dans la plupart des cas, ce type d’outil peut prendre en charge :

  • La communication entreprise-client : échanges d’e-mails ou de SMS, appels téléphoniques, live chat …
  • La collecte des données issues des opérations marketing et commerciales ainsi que du service client.
  • L’analyse et l’exploitation des données recueillies.
  • La collaboration et la mise en relation des différents services de l’entreprise.

 

 

Le site web et les réseaux sociaux

Dans le cadre de la digitalisation, votre entreprise doit avant toute chose se doter d’un site internet, si ce n’est déjà fait. Il doit être conçu comme une véritable vitrine virtuelle de votre société. Il permet d’augmenter considérablement la visibilité des produits et/ou services que vous proposez et par conséquent, de votre entreprise.

Pour profiter pleinement des avantages promis par un site web, il est important que ce dernier soit facilement accessible, agréable à utiliser, fluide, dynamique et attrayant mais aussi et surtout bien référencé, autrement dit bien placé sur les moteurs de recherche. Pour que le site internet de votre entreprise réponde à tous ces critères, vous pouvez faire appel à un webmaster. Vous pouvez soit recruter en interne, soit faire appel à un prestataire externe. Tout dépendra de vos besoins.

 

 

 

 

Pour vous assurer de générer un trafic optimal vers votre site, misez sur un site responsive design et mobile friendly, c’est-à-dire qui s’adapte parfaitement à n’importe quel format d’écran, notamment à ceux des smartphones. Ce critère est à ne surtout pas négliger car les consommateurs sont aujourd’hui très nombreux à naviguer sur le web à l’aide de leurs téléphones et de leurs tablettes. Toujours dans l’optique d’attirer les mobinautes sur votre site, vous pouvez créer une application mobile dédiée ou des web apps.

Pour appuyer votre présence sur le web, investissez également les différents réseaux sociaux. Misez particulièrement sur les plus populaires et produisez régulièrement des contenus – textes, images et vidéos – qui sont sûrs d’intéresser votre clientèle et vos prospects. Pour que vos pages sur les plateformes soient animées dans les règles de l’art, n’hésitez surtout pas à recourir aux services d’un community manager. Pour vous faciliter les démarches liées à la mise en place du site web et des pages sociales de votre entreprise, vous pouvez faire appel à une agence de communication. Vous n’aurez ainsi affaire qu’à un seul interlocuteur.

 

 

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