Si pouvoir collaborer en ligne sur un même projet semblait surréaliste il y a quelques années, il n’en est plus rien aujourd’hui. À l’ère où le digital est roi, on assiste à l’âge d’or des outils de collaboration en ligne. Cet engouement pour ce genre d’outils trouve sa source dans la métamorphose du mode de travail qui est de plus en plus axé sur la collaboration et le travail à distance. Sans surprise, ces outils sont devenus des éléments incontournables de l’écosystème des entreprises. Vous êtes un professionnel ou une entreprise ? Découvrez ici l’importance de ces outils et comment sélectionner le plus adapté à vos besoins.
Les outils collaboratifs en ligne : définition, types et avantages
Afin de comprendre ce concept, il serait important de mieux cerner ce qu’est un travail collaboratif.
Définition
Un travail collaboratif est une activité d’équipe dans laquelle les membres fédèrent leurs différents efforts dans l’atteinte d’un objectif commun. Ainsi, ce sont des outils ou des logiciels dont la principale visée est d’amener une équipe à améliorer des aspects importants de son travail collaboratif. Ils peuvent être utilisés uniquement au sein d’une entreprise, ou avec des partenaires à distance.
Comparer les différents types d’outils collaboratifs
Plusieurs types d’outils collaboratifs sont disponibles pour répondre à différents besoins. Cela peut devenir vite un calvaire de s’y retrouver, d’où l’importance de pouvoir les comparer afin d’effectuer un choix judicieux. Un outil des plus intéressants, disponible sur https://www.appvizer.fr, vous sera d’une grande aide pour faire cette comparaison et un choix adapté à votre activité ou entreprise. Les principaux types d’outils collaboratifs qui existent sont :
- les suites bureautiques,
- les logiciels de visioconférence,
- le calendrier partagé,
- les plateformes de partage de fichiers,
- le réseau social d’entreprise,
- le gestionnaire de tâches…
Disponibles en SaaS, certaines plateformes combinent plusieurs outils collaboratifs.
Les avantages
Les avantages des outils de collaboration en ligne sont multiples. Ils permettent :
- Le partage rapide de l’information ;
- La diminution du nombre de réunions ;
- Une meilleure communication ;
- Une meilleure répartition des tâches ;
- La centralisation de l’information ;
- Le travail à distance ;
- Le gain considérable de temps.
Les critères de sélection du meilleur outil de collaboration en ligne
Pour faire le meilleur choix, il est important que vous preniez en compte les fonctionnalités des outils, les langues de l’interface, la disponibilité sur divers systèmes d’exploitation, et la simplicité d’utilisation.
Les fonctionnalités
Il vous est possible de trouver un outil qui possède l’unique fonctionnalité dont vous auriez éventuellement besoin. Cependant, il est important de noter qu’avec le temps, vos attentes vont naturellement évoluer. Vous n’aimeriez certainement pas acheter un outil pour chaque fonctionnalité dont vous aurez besoin par la suite. Il est donc capital de choisir une plateforme complète avec de multiples fonctionnalités et une promesse d’évolutivité fiable (avec des mises à jour régulières).
La simplicité d’utilisation
L’ergonomie d’un logiciel de travail collaboratif est importante. Il ne faut pas choisir un outil qui gâchera votre expérience utilisateur et fera hésiter vos employés ou partenaires à l’adopter. Il est donc nécessaire que votre outil collaboratif en ligne soit simple à utiliser et à prendre en main. Toute l’équipe doit pouvoir facilement s’approprier son utilisation sans qu’une formation intensive soit nécessaire.
La disponibilité sur divers systèmes d’exploitation
Les meilleures solutions logicielles doivent être disponibles sur la plupart des systèmes d’exploitation, notamment Windows, iOS, Linux et Android. Cela est particulièrement important dans le cadre d’un travail collaboratif puisque chaque membre, peu importe l’appareil qu’il possède, doit utiliser l’outil collaboratif choisi sans peine.
La langue
C’est un point très important. Il ne faut pas choisir un outil qui n’existe pas dans votre langue ou que votre équipe ne comprend pas. Heureusement, les développeurs ont redoublé d’ardeur afin de rendre disponibles la plupart des logiciels collaboratifs en ligne dans de nombreuses langues majeures.
On retient donc que les outils de collaboration en ligne facilitent grandement la tâche aux entreprises et augmentent la productivité des équipes. Il en existe de plusieurs types. Après une comparaison minutieuse sur un site spécialisé, vous ne manquerez pas de trouver la solution logicielle collaborative la plus adaptée à vos besoins.
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